De SPARK Conversations workshop is een tool waarmee je kunt reflecteren op inclusie binnen jouw gehele organisatie. Na een korte introductie start een zelf-evaluatiesessie die alle deelnemers aan het denken zet. Aan de hand van kritische vragen over strategie, personeel, toegankelijkheid, inhoud (programma/ collectie/ educatie) en partnerschappen ontstaat er een beeld van hoe medewerkers zelf over inclusie binnen de organisatie denken. Dit kan leiden tot interessante, ongemakkelijke, confronterende en leerzame gesprekken waaruit acties voortkomen voor de organisatie. Het Zuiderzeemuseum voerde deze workshop in 2021 maar liefst 12 keer uit binnen de organisatie. Nikita Gerritsen deelt waarom ze dit deden, hoe ze dit hebben aangepakt en wat ze er uit gehaald hebben. 

Omdat wij een grote organisatie zijn, hebben we ervoor gekozen om de workshop per afdeling te geven. In verband met Covid-19 moest een groot deel van deze workshops helaas digitaal. We kwamen er al snel achter dat dit minder goed werkt dan op locatie. Sommigen zaten in groepjes bij elkaar achter de laptop en hadden onderling interactie die niet iedereen kon volgen, de sfeer was minder veilig en de betrokkenheid lag lager. De workshops later in het jaar hebben we dan ook allemaal op locatie uitgevoerd binnen de toen bestaande maatregelen. Ook hebben we de workshops toen niet per afdeling, maar met gemixte afdelingen gedaan.

Vanuit het Zuiderzeemuseum deden we mee als Dutch Pioneer aan Equity@Ecsite. Dat betekende dat we met 16 andere Europese wetenschapsmusea en science centers de bétatesters van de website Diversci.eu waren. Vanuit dit initiatief kregen we de Spark Tool aangereikt en besloten we in 2021 de Spark Conversations Workshop  in te zetten als startpunt om de hele organisatie mee te nemen in het bewustwordingsproces rond diversiteit en inclusie.

Onze organisatie is groot en de workshop duurt drie uur. In het begin was het per afdeling, later kozen we ervoor om de afdelingen met elkaar te mixen omdat dit beter uitkwam in de planning. Dit leverde mooie inzichten op in elkaars werkzaamheden en meningen. Omdat het midden in de Covid-19 pandemie was, deden we de workshop afhankelijk van de toen geldende maatregelen  digitaal of op locatie.

Onze workshop was als volgt ingericht:

1. Een ijsbreker; vertel iets over jezelf aan de hand van een object.
2. Wat is diversiteit en inclusie.
3. Wat doet het museum al (aantal projecten benoemen om voorbeelden te geven).
4. Spark tool in 3 delen
5. Evalueren: tips en tops
6. Oproep voor deelname aan de werkgroep diversiteit en inclusie.

Aan de hand van de tips en tops pasten we de workshop telkens aan waar nodig. Zo waren de teksten op de kaartjes niet toegankelijk genoeg en hebben we deze aangepast. Ook zorgden we voor veel afwisseling (informatie verstrekken, gesprekken voeren, via een raadsel inzicht geven van onbewuste vooroordelen), voldoende pauzes en actieve begeleiding van ons bij de gesprekken over starten, stoppen en doorgaan.

Zelf aan de slag met de Spark Tool? Dit zijn onze tips:

1.Wees duidelijk in de uitnodiging

De workshop duurt drie uur. Dit lijkt heel lang, maar is met voldoende pauzes tussendoor goed te doen en de tijd gaat volgens de deelnemers sneller dan verwacht. Geef aan dat deze tijd echt nodig is, maar dat er uiteraard wordt gezorgd voor pauzes en momenten om de benen te strekken.

2.Voer de workshop in het echt uit

Fysiek zorg je voor een veiligere omgeving om goede gesprekken te kunnen voeren. Digitaal hadden wij een mix van mensen die zelfstandig achter een laptop zaten en anderen die in groepsverband in een ruimte meededen. Hierdoor waren de gesprekken minder open, werd er ook veel onderling (en onhoorbaar) gecommuniceerd en uit deze workshops kwamen meer negatieve feedbackpunten dan bij de fysieke workshops.

3.Breek het ijs

Hoe cliché ook, een ijsbreker aan het begin werkt echt. Wij leerden telkens iets nieuws over onze collega’s van andere afdelingen, maar ook de collega’s onderling die elkaar al jaren kenden ontdekten zo een kant van een collega die minder voor de hand lag.

4.Mix afdelingen

Door met gemixte afdelingen te praten krijg je onderling meer respect voor elkaars werk en een mooi inzicht in elkaars afdelingen. Hoewel het interessant kan zijn om per afdeling te zien waar ze staan op het gebied van D&I, gaat het uiteindelijk om een organisatie breed eindresultaat. De onderlinge sfeer vonden wij uiteindelijk belangrijker dan het kunnen vergelijken van afdelingsresultaten.

5.Groepsgrootte en tijdsbestek

Neem de tijd en zorg voor groepen die niet té groot zijn. Met maximaal 16 mensen en twee workshopgevers kun je mooie gesprekken voeren en is er nog een veilige sfeer. In het geval van een grote organisatie zoals de onze betekent dit dat je veel tijd moet inruimen om dit te kunnen doen. Mede hierdoor, plus de beschikbaarheid van onze collega’s, duurde het 8 maanden om deze workshops uit te voeren. We kunnen ons voorstellen dat het ook in grotere groepen kan, maar dan is het risico dat de betrokkenheid van de deelnemers lager ligt en de veiligheid in de groep ook minder is. Ook kun je als workshopgever minder aandacht besteden en actief begeleiden tijdens de gesprekken. Voor ons was het echt een meerwaarde om hier de tijd voor te nemen en in kleine groepen te werken.

6.Doe het samen

De workshop met z’n tweeën geven werkte prettig. We hadden beiden onze eigen rol. De een pakte het informatieve gedeelte op, de ander legde de workshoponderdelen uit. Daarna werden de groepen in tweeën gedeeld en begeleidden we allebei een groep in de gesprekken. De workshop was voor collega’s soms ook fijn om hun hart te luchten over de organisatie. Op deze manier konden we hier ruimte voor bieden en toch ook blijven sturen op het onderwerp van de workshop wanneer het hier teveel van afweek.

Wat heeft het ons gebracht?

Na afloop van de workshops hadden we een goed beeld waar onze organisatie stond op het gebied van d&i. Collega’s kwamen met concrete tips, gaven advies waarmee we moesten starten of stoppen en gaven aan waarmee we al goed bezig waren. Dit heeft de basis gevormd voor de start van onze interne werkgroep d&i. We vroegen aan het eind van iedere workshop de deelnemers zich aan te melden voor deze werkgroep. Uiteindelijk hebben we van iedere afdeling een afgevaardigde gekregen om hierin te participeren. Aan de hand van alle tips en tops konden we als werkgroep ook goed bepalen waarmee we eerst aan de slag wilden gaan en waarmee nog niet. We komen eens per twee maanden samen en werken ondertussen in kleinere groepjes aan concrete actiepunten. Door na ieder overleg terug te koppelen op Intranet blijft iedereen op de hoogte en wordt er gezien dat we echt iets doen met het advies van onze collega’s.

Hoewel deze tool veel tijd heeft gekost, heeft het een goede basis gelegd voor het vervolg traject met de werkgroep. Het onderwerp wordt meer gedragen door de organisatie en is niet alleen een project van een verantwoordelijke afdeling. Dus ons advies is zeker: voer deze workshop uit met je collega’s!

Meer weten?

• SPARK Conversations Workshop
• Nikita Gerritsen
• Diversci.eu website en online community