Met de deelname aan Samen Inclusief gaat de Actiegroep Personeel aan de slag met inclusieve werving en selectie. De organisaties willen graag een meer divers personeelsbestand opbouwen en niet langer (onbewust) bepaalde groepen uitsluiten. Daar kun je op verschillende manieren mee aan de slag, en mee experimenteren. Marion Weegerink van OYFO deelt hoe zij dit hebben aangepakt. 

Bij OYFO streven we ernaar een meer divers personeelsbestand op te bouwen. We zagen dat onze manier van werven daar niet aan bijdraagt. We merken dat het doorgaans dezelfde groep mensen was die op onze vacatures reageerde, en niet de diverse groep sollicitanten die we zouden willen bereiken. Onze vacatureteksten waren altijd opgebouwd volgens dezelfde punten, namelijk: 1.Wat behoort tot je taken? 2. Wat ga je doen? 3. Dit ben jij en 4. Dit bieden wij.

Wat konden we als organisatie doen om een andere of bredere doelgroep te motiveren om bij ons te solliciteren? Na de training die we met Samen Inclusief bij Ocullus Consultancy over Inclusief Werven, kregen we andere inzichten en kwamen we tot de conclusie dat onze standaard manier van werven voor grote groepen veel belemmeringen opleverde om te solliciteren. We hebben na intern overleg – en toch nog wel enige discussie – een andere, simpeler manier van werven geïntroduceerd, met de adviezen die uit de training kwamen. We kozen er voor een pilot te doen met solliciteren via speeddaten.

 We merkten dat onze standaard manier van werven voor grote groepen belemmeringen opleverde om te solliciteren

Aangepaste opzet vacature

Een vacature voor een medewerker Klantencontact was een goed moment op de pilot met speeddaten op te zetten en uit te proberen. We hebben de standaard opbouw van de vacaturetekst aangepast en er enkele elementen (in paars) aan toegevoegd: 1. Wat ga je doen? 2. Musthaves (max 4-5) 3. Wijze van solliciteren 4. Vragen (max 4-5) en 5. Dit bieden wij.

Onder musthaves benoemen we 4 of 5 eigenschappen/kwaliteiten die we zoeken bij de kandidaat en die niet binnen een half jaar aangeleerd kunnen worden door bijvoorbeeld scholing.
De wijze van solliciteren geeft aan hoe de sollicitatieprocedure er uit ziet en hoe wij de sollicitatie graag ontvangen. In dit geval was dit het beantwoorden van vragen uit de vacaturetekst en het CV meenemen naar de speeddate. De kandidaten hoeven zich niet aan te melden en geen motivatiebrief of CV op te sturen.
In de vacaturetekst staan 4 tot 5 vragen die relevant zijn voor de functie en die uit de praktijk komen. Hier geven de kandidaten vooraf schriftelijk antwoord op en deze antwoorden nemen ze mee naar de speeddate.

Speeddate

Op de dag van de speeddate beginnen we met een welkom van de directeur-bestuurder. Deze vertelt iets over de organisatie en de functie die beschikbaar is. Het doel is om de kandidaten die gekomen zijn enthousiast te maken voor de organisatie. Daarna is een medewerker van het team aan de beurt om iets te vertellen over het team en de functie. Ook deze medewerker is verantwoordelijk voor het enthousiasmeren van de kandidaten over de organisatie en de functie. Vervolgens krijgen de kandidaten de keuze of ze willen blijven voor de speeddate. Als de organisatie of functie toch niet voldoet aan de wensen kan men rustig vertrekken. De kandidaten die blijven, verzamelen zich in een ruimte met koffie/thee en iets lekker waar ze wachten tot ze opgeroepen worden voor de speeddate. Dan is de procedure als volgt:

• Er zijn 3 teams van Oyfo met 2 personen, bijvoorbeeld een HR-medewerker en een medewerker uit het team;
• De kandidaat wordt opgeroepen bij een van de teams;
• het gesprek duurt maximaal 10 minuten;
• Aan het eind van het gesprek levert de kandidaat het CV en de beantwoordde vragen in;
• Vanuit de organisatie wordt aangegeven wanneer de kandidaat bericht krijgt of over een tweede ronde;
• De sollicitatieteams evalueren aan het einde van de dag met elkaar;
• De teams maken een selectie van kandidaten die voor een tweede gesprek worden uitgenodigd;
• De kandidaten krijgen bericht (afwijzen of uitnodigen);
• De tweede ronde is een gesprek met 2 medewerkers van het team;
• Daarna volgt de selectie en krijgen de overgebleven kandidaten bericht.

Nadeel
We kwamen er achter dat niet elke vacature geschikt is voor speeddaten. De kandidaten zitten samen in een ruimte en ziek elkaar, niet bij alle functies vindt men het prettig dat je zo zichtbaar bent als kandidaat. Dit geldt vooral voor de wat ‘hogere’ functies, bij een speeddate voor de vacature van online marketeer bijvoorbeeld. Daar kwamen maar 2 kandidaten op af, uiteindelijk hebben we daarvoor een iets aangepaste (reguliere) sollicitatieprocedure gehouden waar meer reacties op kwamen.

Meer weten?

• Marion Weegerink
• Ocullus Consultancy, wij volgen de training bij Anouk Ooms