De klankbordgroep is voor Samen Inclusief van grote waarde gebleken. Niet alleen voor het programma, ook de afzonderlijke musea en de klankbordgroepleden zelf hebben veel aan de samenwerking gehad (lees hier meer over de ervaringen van de klankbordgroepleden zelf). Hieronder deelt programmamanager Sanne den Adel de ervaring met het opzetten en onderhouden van een klankbordgroep, in de hoop daarmee een handreiking te geven aan andere instellingen die met een klankbordgroep willen werken.

Bij de start van Samen Inclusief waren we het er snel over eens. We moeten meer perspectieven bij het programma Samen Inclusief betrekken om echt aan diversiteit, toegankelijkheid en inclusie te kunnen werken. Helaas vonden we die diversiteit aan perspectieven niet bij onze partners – wat de noodzaak van het werken aan meer diverse, toegankelijke en inclusieve organisaties nog maar eens onderstreepte – en besloten we een klankbordgroep aan te stellen die vanuit verschillende expertises en perspectieven gevraagd en ongevraagd advies kon geven en gedurende de hele looptijd van het programma mee zou draaien.

Lastige start

Aanvankelijk vonden we dit heel lastig. Hoe stel je een klankbordgroep samen? Hoe vraag je mensen en op basis waarvan? Wat voor vergoeding staat er tegenover en hoe betrek je de groep op een goede, duurzame manier bij een samenwerkingsprogramma als Samen Inclusief? We besloten een vacaturetekst te schrijven in samenwerking met Ocullus Consultancy en deze via Linkedin en ons netwerk te verspreiden. We kregen meer reacties dan verwacht op onze oproep en konden uiteindelijk een mooie klankbordgroep met heel verschillende expertises en perspectieven samenstellen.

Daarnaast besloten we een aantal d&i professionals die ervaring hebben met klankbordgroepen te vragen om advies met betrekking tot de werving, maar ook het duurzaam onderhouden van een klankbordgroep. Een groot deel van deze tips vind je hieronder – aangevuld met onze eigen ervaringen – bij de aandachtspunten.

Het kostte ons behoorlijk wat tijd om met elkaar te juiste vorm en betrokkenheid te vinden. Pas toen we weer fysiek bij elkaar mochten komen (vanwege de COVID pandemie) lukte het ons echt om een goede structuur te vinden en de klankbordgroepleden bij het programma te betrekken. De klankbordgroepleden waren aanwezig bij elke kwartaalbijeenkomst op locatie, vergaderden daar ook mee met de afzonderlijke Actiegroepen en sloten soms online aan bij overleg. Na elke kwartaalbijeenkomst volgde een online evaluatie, die werd teruggekoppeld aan alle actiegroepleden en partners. Daarnaast ontvingen de klankbordgroepleden alle mails die naar alle Samen Inclusief-partners werden verzonden, werden ze uitgenodigd voor de bijeenkomsten en hadden ze toegang tot de online werkomgeving. De klankbordgroep werd soms ook door een van de wetenschapsmusea benaderd om mee te denken met een project of bij de ontwikkeling van een nieuwe tentoonstelling. Lees bijvoorbeeld hier de ervaring van Discovery Museum.

Gevraagd en ongevraagd advies

Binnen Samen Inclusief hield de klankbordgroep een kritische vinger aan de pols. Er werd inhoudelijk met de actiegroepen meegedacht en vooral veel gereflecteerd op het proces en de voortgang. Waar men zich eerst zorgen maakte over de voortgang werden we later gewaarschuwd om aandacht voor de reis en het (individuele) proces te houden en niet te resultaatgericht te zijn. Later spiegelde de klankbordgroep juist heel duidelijk dat het bewustwordingsproces doorlopend aandacht en onderhoud behoeft.

De klankbordgroep heeft mij geleerd te accepteren dat het werken aan diversiteit, toegankelijkheid, gelijkwaardigheid en inclusie een proces is dat voor iedere organisatie en ieder individu anders verloopt.

Voor mij persoonlijk heeft de klankbordgroep voor een aantal waardevolle inzichten gezorgd. Als programmacoördinator heb ik van de klankbordgroep geleerd om de zaken iets meer los te laten en te accepteren dat het werken aan diversiteit, toegankelijkheid, gelijkwaardigheid en inclusie een proces is dat voor iedere organisatie en ieder individu anders verloopt. Door de behoefte aan een gezamenlijke uitkomst, meetbaar of te presenteren resultaat ietwat los te laten hebben we de partners meer ruimte kunnen geven om hun eigen route en tempo te volgen.

Aandachtspunten voor het opzetten en onderhouden van een klankbordgroep:

• Bedenk vooraf goed waarom je een klankbordgroep wilt en benoem dit.
• Bedenk vooraf hoe je de klankbordgroep wilt samenstellen. Let er op dat je mensen op expertise vraagt en niet enkel op bepaalde ‘diversiteitskenmerken’.
• Bedenk vooraf goed wat je de leden van een klankbordgroep kunt bieden (financiële vergoeding, maar ook begeleiding, contactmomenten).
• Bedenk vooraf goed wat je van de leden van een klankbordgroep vraagt (aan expertise, tijdsinvestering, commitment).
• Stel een inclusieve vacaturetekst op, of benader mensen direct.
• Bedenk hoeveel mensen je in de klankbordgroep wilt, houd er rekening mee dat er in de praktijk vaak een of twee mensen niet aanwezig kunnen zijn op bijeenkomsten.
• Omschrijf de rol van de klankbordgroepleden duidelijk en communiceer hierover.
• Zorg dat het doel van bijeenkomsten of vergaderingen altijd en voor iedereen duidelijk is.
• Spreek duidelijk af hoe vaak en hoe lang bijeenkomsten plaatsvinden en wat de vergoeding is.
• Bereid bijeenkomsten goed voor: zorg voor een heldere agenda, een duidelijke discussievraag of casus. Het liefst stuur je deze vooraf toe zodat men zich kan voorbereiden.
• Denk na over werkvormen. Meelezen met bijvoorbeeld beleidsstukken is misschien niet voor iedereen de beste vorm, waar workshops of gespreksvormen dat wel kunnen zijn.
• Zorg dat de verwachtingen twee kanten op helder zijn.
• Geef altijd terugkoppeling op de input of het advies van de klankbordgroep. Wat doe je er mee? Of waarom doe je er niets mee?
• Spreek van tevoren af wat je doet met de input van de klankbordgroep: Hoe zorg je dat je ook naar advies luistert dat niet meteen in het straatje van jouw organisatie past?
• Wees je bewust van een (ongelijke) verhouding. Klankbordgroepleden geven vaak input op basis van persoonlijke ervaringen, terwijl ze in een zakelijke context zitten. Bijvoorbeeld in een sessie met museummedewerkers die aan het werk zijn en niets over zichzelf delen. Wees je daar bewust van en probeer daar meer balans in te brengen, bijvoorbeeld door een kennismakingsactiviteit.

Meer weten?

• Sanne den Adel
• Praktijkvoorbeeld: Werken met een klankbordgroep aan een inclusief aanbod
• Praktijkvoorbeeld: De klankbordgroep – onze ervaringen
• Podcast: Als je niet praat, je mond gaat stinken